ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΘΗΚΗΣ – Πώς να στήσετε μια λειτουργική και οικονομικά αποδοτική αποθήκη, την οποία θα διοικείτε αποτελεσματικά με απλές λύσεις κάνοντας έντεκα βήματα
Άρθρο του κ. Δημήτρη Φωλίνα,
Καθηγητής Εφοδιαστικής Αλυσίδας
Διεθνές Πανεπιστήμιο της Ελλάδος
Στην αποθήκη εκτελούνται καθημερινά συγκεκριμένες διαδικασίες, απαραίτητες για την αποδοτική και αποτελεσματική λειτουργία της εφοδιαστικής αλυσίδας της επιχείρησης. Οι διαδικασίες αυτές εκτελούνται συστηματικά (σειριακά). Απαρτίζουν δε μία αλυσίδα εργασιών που η επιτυχή τους εκτέλεση, μεμονωμένα, προσφέρει ελάχιστα στο σύστημα logistics. Ισχύει δηλαδή τόσο η συστηματική όσο και η συστημική προσέγγιση. Συνεπώς, οι εργασίες υλοποιούνται βήμα προς βήμα ακολουθώντας μία προσχεδιασμένη σειρά ενώ μας ενδιαφέρει η επιτυχία όλου του συστήματος αποθήκευσης και όχι μερικών μόνο εργασιών του.
Το παρακάτω σχήμα παρουσιάζει σχηματικά τις καθημερινές ροές / εργασίες σε μία αποθήκη τύπου ανάστροφο “U” (η παραλαβή προϊόντων και η εκτέλεση / αποστολή παραγγελιών βρίσκονται στην ίδια πλευρά της αποθήκης):
Παραλαβή προϊόντων
Η διαδικασία της παραλαβής προϊόντων στην αποθήκη περιλαμβάνει την εκφόρτωση των εμπορευμάτων από τα φορτηγά και την τοποθέτησή τους σε συγκεκριμένες περιοχές (χώροι παραλαβών), για την εκτέλεση της επόμενης διαδικασίας, αυτής του ελέγχου. Τα εμπορεύματα, αποστέλλονται από τους προμηθευτές (ή τους πελάτες στην περίπτωση των επιστροφών) σε όλους τους τύπους συσκευασίας (τριτογενή, δευτερογενή και πρωτογενή συσκευασία). Βασική αρχή της διαδικασίας είναι ότι, οτιδήποτε παραλαμβάνεται πρέπει να έχει παραγγελθεί από τους προμηθευτές. Οι εργασίες εκφόρτωσης και τοποθέτησης στους καθορισμένους χώρους γίνεται από συγκεκριμένο προσωπικό ενώ χρησιμοποιούνται συγκεκριμένα έντυπα.
Έλεγχος παραλαμβανομένων προϊόντων
Στο στάδιο αυτό πραγματοποιείται ποσοτικός και ποιοτικός έλεγχος των προϊόντων προς παραλαβή από το προσωπικό της αποθήκης. Σε ιδανικές καταστάσεις, ο έλεγχος περιλαμβάνει για κάθε κωδικό, τη μέτρηση της παραλαμβανόμενης ποσότητας, την εξέταση της ημερομηνίας λήξης, του κωδικού παρτίδας, κ.λπ., και φυσικά έναν αυστηρό ποιοτικό έλεγχο. Ο τελευταίος, περιλαμβάνει έλεγχο της κατάστασης της συσκευασίας και του προϊόντος ώστε να διαπιστωθεί ότι τα προϊόντα ικανοποιούν τις προδιαγραφές που έχουν συμφωνηθεί από την επιχείρηση και τον προμηθευτή. Για συγκεκριμένα μάλιστα προϊόντα όπως τρόφιμα, φάρμακα, χημικά, κ.λπ. που απαιτούν επιπλέον ελέγχους πιθανόν να πραγματοποιούνται ειδικές εξετάσεις και από το προσωπικό του τμήματος ποιοτικού ελέγχου.
Τακτοποίηση και αποθήκευση προϊόντων
Το επόμενο βήμα αφορά στην απόφαση μετακίνησης των προϊόντων: α) Προς τις θέσεις μόνιμης αποθήκευσης, β) Απευθείας προς το χώρο αποστολής (η περίπτωση αυτή αναφέρεται ως πρακτική Cross-Docking) και γ) Προς τις θέσεις Συλλογής (Picking). Στο σημείο αυτό πρέπει να αναφερθεί ότι υπάρχουν γενικά δύο πρακτικές τακτοποίησης προϊόντων: 1) Βάσει καθορισμένων (ή δεσμευμένων) θέσεων, όπου κάθε αποθηκευτική θέση είναι καθορισμένη για ένα συγκεκριμένο προϊόν, και 2) Βάσει τυχαίων θέσεων όπου κάθε κενή αποθηκευτική θέση μπορεί να χρησιμοποιηθεί για οποιοδήποτε προϊόν («άναρχο» σύστημα).
Μετακίνηση προϊόντων προς τις θέσεις μόνιμης αποθήκευσης
Η μετακίνηση αυτή αποτελεί τη συνηθέστερη περίπτωση, ενώ η επιλογή των συγκεκριμένων θέσεων των κωδικών που θα προωθούνται για την οριστική τους αποθήκευση (stock) βασίζεται ουσιαστικά στο σύστημα χωροθέτησης που έχει επιλέξει η επιχείρηση για την αποθήκη της. Όπως προαναφέρθηκε, ο προσδιορισμός και η δέσμευση των θέσεων αποθήκευσης ανά κωδικό είναι γενικά μία πολύπλοκη διαδικασία που λαμβάνει υπόψη πολλές παραμέτρους όπως: είδος κωδικού, όγκος και το βάρος του, τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του, την ταχυκινησία του, την ομαδοποίηση ΑΒΓ, ποσότητα, κ.λπ. Για κάθε κωδικό πρέπει να υπάρχουν δεσμευμένες θέσεις αποθήκευσης σε μία προτεινόμενη σειρά ιεράρχησης.
Μετακίνηση προϊόντων για απευθείας αποστολή (Cross–docking)
Cross-docking είναι η πρακτική κατά την οποία τα προϊόντα που παραλαμβάνονται δεν αποθηκεύονται (προηγούμενη περίπτωση), αλλά μεταφορτώνονται από το ένα μεταφορικό μέσο (συνήθως φορτηγό) στο άλλο. Συνεπώς, τα προϊόντα φτάνουν μέσω των εισερχόμενων φορτηγών στις εισερχόμενες θύρες, στη συνέχεια εκφορτώνονται, ταξινομούνται ανάλογα με την παραγγελία για την οποία προορίζονται και τελικά φορτώνονται ξανά στα εξερχόμενα φορτηγά μέσω των εξερχόμενων θυρών, για τη μεταφορά τους στους τελικούς παραλήπτες.
Μετακίνηση προϊόντων για θέσεις συλλογής (picking)
Η διαδικασία τακτοποίησης των προϊόντων στις θέσεις picking ακολουθεί και αυτή το στάδιο της παραλαβής ως μία από τις τρεις επιλογές μετακίνησης. Οι θέσεις picking καθορίζονται επίσης από τον υπεύθυνο της αποθήκης. Συνήθως αναφέρονται σε ταχυκίνητους κωδικούς που ζητούνται συχνά (δηλαδή περιλαμβάνονται σε ένα μεγάλο αριθμό παραγγελιών) ή ακόμα σε περιπτώσεις κωδικών για τους οποίους υπάρχει μία συγκεκριμένη πολιτική μάρκετινγκ (για παράδειγμα κωδικοί σε προσφορά, προωθητικές ενέργειες, κ.λπ.).
Ανατακτοποίηση – Ανατροφοδοσία προϊόντων
Η ανατροφοδοσία αφορά στη φόρτωση κυρίως των θέσεων picking από τις θέσεις μόνιμης αποθήκευσης, ή γενικά σε περιπτώσεις αναχωροθέτησης καθώς επίσης και προϊόντων για τους οποίους δεν έχει ολοκληρωθεί η αποθήκευση (για παράδειγμα στην περίπτωση των προϊόντων που βρίσκονται στις θέσεις προσωρινής αποθήκευσης).
Συλλογή παραγγελιών
Η συλλογή παραγγελιών (order picking) αναφέρεται στην διαδικασία της συλλογής διαφόρων προϊόντων από το χώρο στον οποίο βρίσκονται αποθηκευμένα, με σκοπό την ομαδοποίησή τους σε παραγγελίες και την αποστολή τους στους πελάτες. Η συλλογή μπορεί να αφορά την συλλογή και αποστολή ολόκληρων παλετών από μια αποθήκη ή εργοστάσιο σε άλλη αποθήκη, εργοστάσιο ή κέντρο διανομής, έως την συλλογή τεμαχίων από την αποθήκη ενός καταστήματος λιανεμπορίου για την τοποθέτησή τους στα ράφια προς πώληση.
Συσκευασία
Μετά την ολοκλήρωση της συλλογής των προϊόντων που περιλαμβάνονται σε μία (Ανάκτηση προϊόντων μεμονωμένης παραγγελίας) ή περισσότερες παραγγελίες (Ανάκτηση παρτίδας) ο υπάλληλος μοναδοποιεί (πακετοποιεί) την παραγγελία σε χαρτοκιβώτια, παλέτες, κ.λπ. για να αποσταλεί στον πελάτη. Συγκεκριμένες ετικέτες εκτυπώνονται όπου αναγράφονται τα στοιχεία της εταιρείας, του πελάτη και του προϊόντος, ο συνολικός αριθμός των συσκευασιών και των τεμαχίων, η ημερομηνία, ο αριθμός δρομολογίου, κ.λπ., ενώ στη συνέχεια η παραγγελία τιμολογείται, εκδίδονται τα απαραίτητα παραστατικά και τα μοναδιαία φορτία τακτοποιούνται σε συγκεκριμένους χώρους αποστολής για τη μετέπειτα φόρτωση, μεταφορά ή διανομή τους στα σημεία ζήτησης.
Φόρτωση και αποστολή
Μετά την ολοκλήρωση της συλλογής των προϊόντων -που απαρτίζουν συνήθως πολλές παραγγελίες- ακολουθεί η φόρτωση τους από το χώρο αποστολών ανά πελάτη στο μέσο μεταφοράς (συνήθως στο φορτηγό). Η σειρά με την οποία θα φορτωθούν τα εμπορεύματα γίνεται με ευθύνη του οδηγού και βασίζεται στη λογική του Last-In-First-Out (LIFO), δηλαδή η πρώτη παραγγελία (πρώτος πελάτης) που θα παραδοθεί φορτώνεται τελευταία.
Δημοσιεύθηκε στο “L&M”.
